كيف تكتب محضر اجتماع في دقائق؟ مع قالب جاهز

كتابة المحضر أثناء الاجتماع تجعلك تفوّت النقاش، وكتابته من الذاكرة بعد الاجتماع تُسقط تفاصيل مهمة. الطريقة الأسهل: سجّل الاجتماع، وحوّله إلى نص، ثم اكتب المحضر من النص.

قبل الاجتماع: أخبر الحضور واستعد للتسجيل

• ضع الجوال في منتصف الطاولة حتى يصل صوت الجميع بوضوح.
• اطلب من الحضور ألا يتكلموا في وقت واحد، فهذا يحسّن التسجيل ويجعل الاجتماع أنظم.
• ابدأ بذكر عنوان الاجتماع وأسماء الحضور، فيظهر ذلك في أول النص ويسهّل كتابة المحضر.
• في الاجتماعات عن بُعد، استخدم خاصية التسجيل في برنامج الاجتماع إن كانت متاحة لك، ثم فرّغ الملف.

سجّل الاجتماع وفرّغه

1. في سطور اضغط «اضغط للتسجيل». التسجيل يستمر حتى ساعة كاملة، وتستطيع قفل الشاشة.
2. في نهاية الاجتماع اضغط «إنهاء وتفريغ». التسجيلات الطويلة تحتاج دقيقة أو دقيقتين تقريبًا، وتستطيع الخروج من التطبيق حتى ينتهي.
3. إذا سجّلت الاجتماع ببرنامج آخر، احفظ الملف على جوالك واختره من زر «الملفات»، أو من زر «فيديو» إذا كان التسجيل فيديو.

وإذا كنت مشتركًا، فعّل «تمييز المتحدثين» قبل التفريغ، فيُفصل كلام كل شخص، وتسمّيه مرة واحدة فيتغيّر اسمه في النص كله.

اكتب المحضر من النص

المحضر ليس نسخة من كل ما قيل، بل خلاصة منظمة. اقرأ النص مرة واحدة، واستخرج منه ثلاثة أشياء:

1. النقاط التي نوقشت: عنوان قصير لكل موضوع، وجملة أو جملتان عن خلاصته.
2. القرارات: ابحث عن عبارات مثل «اتفقنا» و«تقرر» و«نعتمد».
3. المهام: كل مهمة مع اسم المسؤول عنها وموعد تسليمها.

وإذا اختلفتم لاحقًا على ما قيل، ارجع إلى «بالتوقيت» لتعرف متى قيلت الجملة في التسجيل.

قالب محضر جاهز

انسخ هذا القالب واملأه من نص الاجتماع:

راجع المحضر وشاركه

• صحّح الأسماء والمصطلحات في النص مباشرة داخل سطور، والتعديل يُحفظ تلقائيًا.
• صدّر النص الكامل ملف Word أو PDF إذا احتجت إرفاقه مع المحضر كمرجع.
• أرسل المحضر للحضور واطلب ملاحظاتهم خلال يوم أو يومين، ثم اعتمده.

أسئلة شائعة